چگونه به شرکت‌های چینی ایمیل حرفه‌ای بزنیم؟

 استفاده از لحن مؤدبانه، بدون زیاده‌گویی و پرهیز از جملات مبهم، از نکاتی است که بارها کارآمدی خود را در مکاتبات تجاری با چینی‌ها نشان داده‌اند. همچنین تجربه ثابت کرده است که ارسال پیوست‌ها با نام‌گذاری دقیق و توضیح مختصر در متن ایمیل باعث می‌شود طرف مقابل در چین سریع‌تر و دقیق‌تر به موضوع واکنش نشان دهد.

 زمان و ساختار ایمیل هم به‌اندازه محتوا مهم است. ارسال ایمیل‌ها در ساعات کاری چین (معمولاً صبح تا بعدازظهر به وقت پکن) باعث می‌شود پیام شما در انبوه مکاتبات گم نشود و زودتر به آن رسیدگی شود. بسیاری از واردکنندگان دریافته‌اند که شروع ایمیل با یک سلام شخصی به نام مخاطب چینی و پایان آن با ذکر راه تماس جایگزین (مانند WeChat یا تلفن) اثربخشی ارتباط را افزایش می‌دهد. (این مورد از مواردی است که در انتها به آن خواهیم پرداخت؛ زیرا به شرایط شرکت و نحوه ادامه همکاری و سطح مخاطب بستگی دارد)

 نکته دیگر این است که ایمیل‌های طولانی با توضیحات پراکنده معمولاً به تعویق انداخته می‌شوند، درحالی‌که پیام‌های بخش‌بندی شده با شماره‌گذاری یا bullet point به‌سرعت پردازش و پاسخ داده می‌شوند. درس مهم این است: در مکاتبات با طرف چینی، شفافیت، رسمیت، و زمان‌بندی عناصری هستند که در ارتباط با مخاطب چینی باید جدی گرفته شود!
مهمترین اقدامات برای ارتباط با چینی ها از طریق ایمیل

تفاوت نوشتار چینی‌ها با اروپائی‌ها

وقتی با هلندی‌ها، آلمانی‌ها و دیگر ملل اروپاییاز طریق ایمیل ارتباط می گیرید باید سطح بالایی از نوشتار را مکاتبات استفاده کنید تا در چشم مخاطب حرفه به نظر برسید! (توصیه‌ای که من به دوستانم در زمینه ارتباط با اروپائی‌ها دارم) ضمن اینکه من به‌عنوان یک واردکننده باتجربه که بخشی از عمرم را صرف واردات از اروپا کرده ام، یاد گرفته‌ام هر ایمیلی که از یک فرد اروپایی دریافت کنم را حداقل ۳-۴ مرتبه بخوانم (شاید بگویید عاقلانه این است که نه‌تنها ایمیلی که از مخاطب اروپایی دریافت می‌کنید باید این کار را انجام دهید؛ بلکه از هر مخاطبی که ایمیل دریافت می‌کنید باید این کار انجام شود) بلی من این را تأیید می‌کنم؛ اما اگر چنین کاری را برای ایمیلی که از چین دریافت می کنم را انجام دهم برای ایمیلی که از مخاطب اروپایی دریافت می کنم باید لااقل دوبار بیشتر باشد!
دلیل آن این است که اروپایی‌ها از جملات و عبارات پیچیده‌تر و گاهی دارای ایهام استفاده می‌کنند (بخصوص در ایمیل‌های طولانی‌تر) اما شما این سطح از نوشتار را در فرهنگ چینی وقتی با یک خارجی صحبت می‌کند را نمی‌بینید! دلیل آن نه این است که در زبان چینی استعاره‌ها، ایهام‌ها و چیزهایی مثل این کم است؛ بلکه برعکس چینی‌ها ادبیات غنی دارند؛ اما این مسئله عمدتاً به سطح زبان مخاطب چینی برمی‌گردد نه فرهنگ ارتباطی آنها!

این موضوع باعث می‌شود آنها در ارتبط با خارجی ها از طریق زبان انگلیسی آن را ساده و با احتیاط استفاده کنند؛ اما مخاطب اروپایی به دلیل تسلطی که به انگلیسی دارد آن را با اطمینان، اعتماد به نفس و انعطاف‌پذیری بیشتری استفاده کند که در برخی جاها ممکن است برای اینکه پیام وی را به‌عنوان مخاطب ایرانی بتوانید درک کنید باید بارها ایمیل‌ها را خواند تا بتوان پیام یا پیام‌های مخاطب اروپایی را به‌خوبی درک کنید و در پاسخ سطحی از حرفه گری را به مخاطب نشان دهید! ( یعنی نشان دهید که پیام او را کامل و شفاف دریافت کرده اید)!

این نکته در گزارش‌های آموزشی نهادهایی مانند China-Britain Business Council و European Union SME Centre هم تأیید شده بود. آن‌ها توصیه کرده اند که در تعامل با چینی‌ها، باید پیام‌ها کوتاه، مستقیم و بدون ابهام استفاده شود. به بیان دیگر، ساده‌سازی در ارتباط نه تنها احترام به وقت طرف مقابل است، بلکه در عمل نشان می‌دهد شما به فرهنگ کاری و سطح زبان او کاملا واقف هستید.

مشخص کنید از گیرنده چه انتظاری دارید

در نحوه ارتباط با شرکت های چینی باید شفاف، ساده و خطی صحبت کنید. وقتی قرار است جلسه‌ای هماهنگ شود، بهتر است به‌جای اینکه از او بخواهید تاریخی را پیشنهاد دهد، خودتان چند گزینه مشخص روی میز بگذارید. این کار پاسخ‌دهی را آسان‌تر می‌کند و روند تصمیم‌گیری را جلو می‌برد. اگر از عبارات مبهم استفاده شود، احتمال رفت‌وآمد ایمیل‌ها بیشتر می‌شود. اما وقتی اطلاعات روشن و مستقیم باشند، همین رفت‌وآمدهای اضافه کاهش پیدا می‌کند و مسیر همکاری سریع‌تر پیش می‌رود.

یک مدیر فروش ایرانی که می‌خواست قراردادی برای تأمین قطعات الکترونیکی با شرکتی در شنژن امضا کند، تجربه متفاوتی داشت. او در آغاز ایمیل‌هایی طولانی و پرجزئیات می‌نوشت و فکر می‌کرد هرچه بیشتر توضیح دهد، حرفه‌ای‌تر به نظر می‌رسد. اما نتیجه چیز دیگری بود؛ پاسخ‌هایی کوتاه، گاهی بی‌ربط و حتی سکوت در برابر پرسش‌های اصلی. اینجا بود که ذهنش پر از تردید شد: آیا مشکل در محتوای فنی ایمیل‌هاست یا شیوه‌ای که او انتخاب کرده؟

پس از مدتی متوجه شد ایراد در روش ارتباطی بوده است. طرف چینی با حجم زیاد اطلاعات روبه‌رو می‌شد و نمی‌دانست به کدام بخش باید جواب دهد. به همین دلیل برخی پرسش‌ها بی‌پاسخ می‌ماند و برخی تنها با یک جمله کوتاه جواب داده می‌شد و پاسخ عمیق رها می شد!

اما اگر او از همان ابتدا پیام‌هایش را ساده و شفاف تنظیم کرده بود، شاید مسیر مذاکره‌اش به‌کلی تغییر می‌کرد و درست همین‌جا پرسشی مهم شکل می‌گیرد – آیا تغییر شیوه بیان در مذاکرات با طرف چینی می‌تواند سرنوشت یک قرارداد بین‌المللی را تغییر دهد؟

رعایت نکات فنی در ارسال ایمیل به چینی ها

بسیاری از تجربه‌های عملی نشان داده‌اند که ساختار ایمیل، به‌ویژه در تعامل با شرکت‌های چینی، زمانی بیشترین بازدهی را دارد که ساده و حرفه‌ای طراحی شود. آغاز کار با یک Subject Line کوتاه و رسمی کمک می‌کند ایمیل شما میان انبوه پیام‌ها گم نشود و جدیتتان از همان ابتدا به چشم آید. اما همین یک خط ساده در ابتدای ایمیل می‌تواند تعیین کند که پیام شما خوانده می‌شود یا بی‌درنگ در میان صدها ایمیل دیگر نادیده گرفته خواهد شد…

 افراد زیادی در این زمینه تجربه‌های مشابه داشته‌اند. آن‌ها دریافته‌اند که معرفی‌های طولانی و مبهم اغلب کنار گذاشته شده یا حتی خوانده نمی‌شوند. در مقابل، معرفی روشن و مستقیم باعث می‌شود مخاطب واکنشی سریع و مثبت نشان دهد. اما پرسش اساسی اینجاست: اگر تنها چند جمله ابتدایی تا این حد سرنوشت‌ساز است، چه اتفاقی می‌افتد اگر همین چند خط به شکل نادرست نوشته شوند؟

نتیجه کار تنها به محتوای فنی بستگی ندارد، بلکه به نحوه بیان هم گره خورده است و درست در همین نقطه یک ابهام باقی می‌ماند – آیا می‌توان با تغییر چند عبارت ساده، جریان همکاری تجاری را با شرکت چینی را به‌کلی تغییر داد؟

خلاصه نکات آموختنی از “چین‌بین”
کارایی ایمیل مارکتینگ	ایمیل در چین هنوز یک کانال مؤثر برای بازاریابی مستقیم است و نرخ باز شدن و پاسخ‌دهی معمولاً بالاست.
اعتماد از طریق برند	استفاده از لوگو و هویت برند در نوار فرستنده و موضوع ایمیل باعث افزایش اعتماد و نرخ باز شدن می‌شود.
تأثیر واژه‌ها	کلمات پرچم‌دار اسپم مانند “Add” می‌تواند تحویل ایمیل را کاهش دهد.
تضاد رنگی مناسب	ترکیب رنگ‌های تیره برای پس‌زمینه و روشن برای متن ممکن است توسط سرویس‌دهندگان ایمیل حذف شود.
روانشناسی رنگ	رنگ‌ها در فرهنگ چین معنای خاص دارند: قرمز = شانس، آبی = اعتماد، سبز = سلامتی؛ استفاده صحیح باعث افزایش تعامل می‌شود.
شخصی‌سازی ایمیل	استفاده از نام مخاطب و شخصی‌سازی متن ایمیل نرخ پاسخ‌دهی و تعامل را افزایش می‌دهد.

فرهنگ چینی در استفاده از ایمیل ( بدون رو دربایستی)

ایمیل در چین به‌اندازه کشورهای غربی متداول نیست. متخصصان چینی معمولاً از ایمیل برای کار استفاده می‌کنند، اما به طور منظم آن را بررسی نمی‌کنند و ممکن است حتی برنامه‌ای برای ایمیل روی تلفن خود نداشته باشند. در مقابل، استفاده از شماره‌تلفن برای تأیید هویت در برنامه‌ها و وب‌سایت‌ها بسیار رایج‌تر است. در نتیجه، کاربران چینی بیشتر به پیامک‌ها( پیامکهای تلفن-شبکه های اجتمایع مثل وی چت و غیره) توجه دارند تا ایمیل‌ها، برخلاف متخصصان در غرب که معمولاً ایمیل‌های خود را چندین بار در روز چک می‌کنند خیلی از چینی ها این کار را انجام نمی دهند. این نوع بیزنس تقریبا با فرهنگ ایرانی مشابهت دارد!

اما بسته به صنعتی که دارید کار می‌کنید و اینکه غربی‌ها تا چه اندازه بروی آن صنعت اثر گذاشته‌اند متفاوت است. مثلاً اگر در صنعت فولاد مشغول به فعالیت هستید بسیاری از بیزینس من‌های چینی خودشان را با فرهنگ غربی وقف داده‌اند و از ایمیل استقبال می‌کنند؛ اما اگر بخواهید کالاهای مصرفی مثل طلق تلفن همراه را خریداری کنید فروشنده چینی شما به احتمال زیاد ارتباط خوبی با ایمیل نخواهد داشت!

با وجود این، استفاده از ایمیل در ارتباطات رسمی همچنان یک مزیت جدی دارد:

تأمین‌کننده‌های چینی وقتی ببینند طرف مقابل از مسیر ایمیل پیگیر و رسمی عمل می‌کند، معمولاً جدیت بیشتری در پاسخ‌گویی نشان می‌دهند، کیفیت نمونه‌ها را بالاتر می‌گیرند و در ارائهٔ مدارک مالی و قراردادها دقت بیشتری به خرج می‌دهند. به همین دلیل است که متخصصان باتجربه در حوزهٔ چین توصیه می‌کنند مدارک حساس، خصوصاً اسناد مالی و قراردادی، حتماً یک‌بار از مسیر ایمیل هم ارسال و پیگیری شود تا جایگاه حرفه‌ای شما نزد شریک چینی تقویت گردد.

اما چطور می‌توان تنها با ارسال ایمیل حرفه‌ای، جایگاه خود را نزد شریک چینی ارتقا داد و او را وادار کرد به شما بیش از یک خریدار عادی نگاه کند؟

اشتباهات رایج ایرانی ها در ارسال ایمیل به چینی ها

ارسال ایمیل‌های گوگل ترسلیتی (یا از طریق AI) یا با غلط‌های املائی! نه‌تنها شهرت و اعتبار شما را نزد طرف مقابل به چالش می‌کشد؛ بلکه پیام شما را نیز به مخاطب به‌خوبی منتقل نمی‌کند! بنابراین ایمیل‌های خود را بادقت بنویسید و برای هر عبارت و کلمه آن حساسیت به خرج دهید!

نوشتن ایمیل با فکر ایرانی یعنی هر طوری که من ایرانی فکر می کنم دقیقا همان را بنویسم! این نوع اشتباه می تواند هم به پیام من و هم وجهه شرکت من آسیب بزند. ساده نویسی اما به نحوی که با ادبیات و ساختار زبان انگلیسی مطابقت داشته باشد نکته کلیدی است که باید در ارتباط نوشتاری با چینی ها رعایت شود این یعنی جملات ساده ( کلمات ساده) اما با رعایت جای فاعل، فعل،مفعول و هر رکن دیگر در مکاتبه حفظ شود.

 نوشتن ایمیل‌های پیچیده با جملات طولانی و بدون پاراگراف‌بندی هم از سایر اشتباهاتی است که برخی ایرانی‌ها در ارتباط با طرف مقابل چینی مرتکب می‌شوند. تجربه نشان داده است نوشتن درخواست‌های در چند ایمیل بهتر است. مثلاً شما ۵ درخواست از مخاطب دارید و همه این درخواست‌ها در یک ایمیل می آید. به‌جای آن می‌توانید آن را به دو ایمیل (۲ در خواست و ۳ درخواست) تقلیل دهید.

 برخی ایرانی‌ها در بازاریابی ایمیلی به سراغ متون تبلیغاتی مستقیم می‌روند؛ جمله‌هایی مثل «همین حالا از من بخر». این نوع نوشتار دیگر برای هیچ مخاطبی، از جمله چینی‌ها، اثرگذار نیست و نتیجه‌ای جز بی‌توجهی به همراه ندارد. اما پرسش پایانی باقی می‌ماند: اگر این سبک سنتی دیگر کارایی ندارد، چه نوع نوشتاری می‌تواند توجه یک مخاطب چینی را جلب کند و او را به پاسخ‌گویی وادارد؟

زمان ارسال ایمیل و دلیل عدم پاسخ چینی‌ها

در کار با شرکای چینی یکی از مواردی که بسیاری از بازرگانان در تجربه‌های اولیه خود نادیده گرفته‌اند، تقویم تعطیلات رسمی چین است. این تعطیلات معمولاً طولانی‌تر و پررنگ‌تر از بسیاری کشورهاست و عملاً می‌تواند چندین هفته چرخهٔ کار را متوقف کند. به‌طور خاص، تعطیلات سال نو چینی (Chinese New Year) که هر سال بر اساس تقویم قمری جابه‌جا می‌شود، بزرگ‌ترین وقفه را در روند تجارت ایجاد می‌کند؛ کارخانه‌ها حداقل دو هفته و گاهی تا یک ماه تعطیل می‌شوند و بسیاری از کارگران پس از بازگشت با تأخیر به کار برمی‌گردند. تجربهٔ بسیاری از فعالان بازار نشان داده اگر پیشاپیش سفارش یا مکاتبات خود را تا شروع این تهطیلا نهایی نکنید ممکن است با دشواری هایی روبرو شوید.

غیر از سال نو قمری، تعطیلات دیگری هم هست که اثر مستقیم روی زنجیرهٔ تأمین دارد: تعطیلات روز ملی چین (اول اکتبر) که معمولاً یک هفته کاری را تحت‌تأثیر قرار می‌دهد، و نیز عید قایق اژدها و جشن نیمه پاییز که هرچند کوتاه‌ترند اما باز هم باعث توقف موقت امور اداری و ارتباطی می‌شوند.

ضمناً ایمیل‌های تبریک سال نو یا سایر مناسبت‌های چینی‌ها را فراموش نکنید!

جایگزین‌های ایمیل در ارتباط با چینی‌ها

---